Eficacitate vs eficiență în business

Ce este eficacitatea?

Într-o definiție foarte simplistă a eficacității, aceasta înseamnă să faci, să lucrezi, să produci ceea ce aduce plusvaloare, beneficii sau avantaje reale ție personal, echipei sau organizației din care faci parte. Eficacitatea se referă la persoană, la echipă și chiar la o organizație în întregul său și implică prioritizarea resurselor pentru îndeplinirea unui obiectiv.

A înțelege în mod pragmatic ce înseamnă să fii eficace începe de la conștientizarea faptului că acțiunea individuală, în cadrul unei organizații, are efect asupra rezultatelor companiei. Pentru a obține acest element important, este necesar ca fiecare lucrător, angajat sau echipă să înțeleagă bine ce rol are în cadrul structurii de business din care face parte.

Dacă asta se întâmplă sau nu depinde de atitudinea, implicarea, comunicarea și modul în care este înțeles feedback-ul în cadrul echipei. Cu alte cuvinte, eficacitatea depinde și de modul în care se realizează comunicarea, dar și de stabilirea foarte precisă a unor obiective pe care organizația trebuie să le îndeplinească.

În general, echipele sau indivizii care sunt eficace în activitatea lor au următoarele caracteristici:

• cunosc foarte clar obiectivele pe care le au de îndeplinit;

• știu care sunt resursele de care dispun;

• se concentrează pe calitatea rezultatelor;

• sunt focalizați pe îndeplinirea obiectivului;

• comunică foarte bine;

• au o imaginea de ansamblu asupra rolului lor în organizație;

• urmăresc atingerea unui anume rezultat.

👉 O organizație de succes reușește să stabilească conexiunile necesare între munca în echipă și cea individuală. Ține cont de ambele elemente constitutive ale unui business, pentru a face performanță și a te menține în top!

Ce este eficiența?

Eficiența este diferită de eficacitate și înseamnă capacitatea de a realiza o sarcină sau de a atinge un obiectiv, prin utilizarea a cât mai puține resurse, indiferent că este vorba despre bani, timp sau materiale. Eficiența se concentrează pe raportul dintre rezultatele obținute și resursele consumate.

Eficiența nu face, însă, rabat la calitate și nici de la performanță și impune ca obiectivul propus să fie realizat bine. A fi eficient înseamnă să realizezi proiecte mari, cu un buget cât mai mic, sau să faci mult cu puțin, dar nu înseamnă să faci economie, ci să eviți risipa de resurse. Totodată, eficiența înseamnă a folosi la maximum ceea ce ai, incluzând și timpul destinat demersului respectiv, acesta fiind una dintre cele mai valoroase resurse.

În general, echipele sau indivizii care sunt eficienți în activitatea lor au următoarele caracteristici:

• au un plan foarte bine stabilit pentru activitatea pe care o fac;

• urmăresc un management al resurselor;

• folosesc eficient procesele automatizate;

• sunt focalizați doar pe activitatea derulată;

• au elemente cuantificabile, prin care urmăresc și monitorizează progresul.

👉 Eficacitatea și eficiența angajaților poate fi stimulată prin diverse beneficii extrasalariale. One Community Card este facilitatea care oferă acces și discounturi la centre de sport, restaurante și servicii medicale.

Eficient și eficace, combinația optimă

Oamenii pot fi eficienți sau eficace, dar soluția care aduce marile avantaje din punct de vedere profesional este a fi și eficient, și eficace, concomitent. Scopul unei organizații de succes este ca echipa să fie și eficientă, și eficace. În acest mod, beneficiile ambelor principii se vor completa și se vor susține unele pe altele, rezultatele fiind dintre cele mai bune.

Există câteva soluții strategice simple, pe care un coordonator le poate implementa în echipă, pentru a obține eficiență și eficacitate maxime. Aceleași elemente sunt utile și pentru activitatea individuală, oferind posibilitatea atingerii unui randament maxim.

Stabilirea exactă a obiectivelor

Productivitatea este generată de combinația dintre eficiență și eficacitate, iar primul element care le poate susține pe amândouă este stabilirea precisă a obiectivelor urmărite. În acest fel, se pot evalua în mod obiectiv atât necesarul de materiale, cât și timpul de care este nevoie pentru atingerea scopului urmărit.

Un pas important este conectarea activității cu obiectivele generale ale companiei. În felul acesta, există și responsabilizare, și motivația necesară pentru a realiza cât mai bine și cât mai repede obiectivul propus. De exemplu, angajatul se poate gândi astfel: „cineva are nevoie de raportul meu; raportul meu este important pentru că de el depinde planul de afaceri sau achiziția de materiale”. O astfel de abordare determină concentrarea pe „raport”, atenția la modul în care este realizat, precum și un timing de livrare a „raportului”.

Implementarea unui management al muncii adecvat

Managementul muncii ajută la coordonarea generală a activității, de la un plan general până la repartizarea unor sarcini pentru fiecare angajat în parte. Un management eficient presupune ca toată lumea să aibă informațiile necesare și corecte, pentru a îndeplini munca ce contează. Informațiile adecvate ajută la prioritizare, la reducerea decalajului dintre sarcinile zilnice, la un randament echilibrat și constant și, în final, la atingerea obiectivelor propuse.

Conectarea echipelor

Munca într-o organizație este segmentată pe domenii. Cu toate acestea, activitatea este interconectată. Succesul vine din comunicarea eficientă și din interconectarea activității. Degeaba este gata crema pentru tort, dacă nu ai ingredientele din care să prepari blatul. Într-o astfel de situație, există riscul ca munca depusă de o echipă să nu producă niciun beneficiu pentru că, în cazul preparării tortului, de exemplu, echipa de la aprovizionare nu a cumpărat la timp făină și ouă.

Când toată lumea are imaginea de ansamblu asupra scopului (livrăm la ora x tortul), membrii echipelor vor lucra conectat și eficiența generală va crește. Principiul este valabil în orice organizație și în orice domeniu de business.

Automatizare și integrare

Atunci când echipa are un control asupra eficienței (poate livra tortul la ora și în ziua stabilită), poate fi crescută și eficacitatea (facem torturi cu cremă sau cu fructe, dar putem realiza și combinații inedite și spectaculoase între cremă și fructe) ceea ce, în final, duce la performanță.

O modalitate de a face acest lucru constă în automatizarea muncii manuale și în evitarea nevoii de a căuta informații. Atunci când executantul – indiferent de domeniul în care acesta profesează – are toate datele și materialele necesare disponibile, va putea să dedice tot timpul său activității respective.

Identificarea proceselor care pot fi îmbunătățite

Pentru a deveni performant, trebuie identificate toate elementele care interferează cu eficiența și eficacitatea muncii. Cele mai frecvente elemente negative care stopează eficiența și eficacitatea muncii sunt:

• lipsa informațiilor sau o cantitate prea mare de informații ori actualizarea prea frecventă a acestora;

• suprasolicitarea echipei;

• demotivarea echipei;

• absența resurselor necesare;

• organizarea defectuoasă;

• munca inutilă.

Îmbunătățirea sau eliminarea acestor puncte va spori eficiența și eficacitatea activității și, implicit, succesul afacerii.

👉 Un business de succes reușește să se dezvolte pe multiple planuri, unul dintre ele fiind consacrat bunăstării angajaților. Dezvoltarile de birouri One oferă un standard ridicat și pot reprezenta investiții profitabile, care să susțină progresul afacerii.

Îmbunătățirea eficacității crește eficiența

Abordarea eficient vs eficace nu are nimic antagonic, dimpotrivă. Nu există o competiție între a fi eficient și a fi eficace, nu este mai bun cel eficient în defavoarea celui eficace și nici invers. În consecință, soluția ideală pentru un business de succes este construirea unei echipe care să fie concomitent atât eficientă, cât și eficace.

Atingerea scopului se face treptat, prin parcurgerea etapelor care aduc eficacitate, pentru ca, ulterior, să sporești eficiența. Într-un business de succes, primul obiectiv este eficacitatea, care aduce consecvență, performanță și crește valoarea. Pasul următor este creșterea eficienței, pentru a obține maximum posibil, în cele mai bune condiții de efort și consum de resurse.

Eficacitatea aduce claritate, comunicare pragmatică și continuă și este baza unei dezvoltări progresive, stabile și reale. O echipă eficace devine eficientă mai ușor, fără să fie nevoită să-și asume compromisul pe care, uneori, eficiența fără eficacitate îl poate produce.

Eficient vs eficace. Ce este mai important

Un raspuns scurt ar fi: în egală măsură ambele. Pentru a conduce o echipă cu adevărat performantă, este nevoie atât de eficiență, cât și de eficacitate. O echipă eficientă, dar care nu este eficace va lucra rapid, dar va risca să nu acorde importanța cuvenită priorităților, va risca și va pierde din performanță. În replică, o echipă eficace va produce plusvaloare reală, dar nu la viteza necesară pentru ca produsul muncii să fie monetizat la adevărata valoare.

Eficiența fără eficacitate poate onora o activitate în timp util, dar de calitate slabă sau necorespunzătoare cu cerințele clientului. Eficacitatea fără eficiență va produce un bun sau un produs calitativ și competitiv, dar mult prea târziu sau cu un consum prea mare de materiale, cu prea mult efort, ceea ce-l poate face nerentabil. Eficiență și eficacitate concomitent reprezintă soluția ideală, pentru că oferă un produs competitiv, la timp, cu un consum corect și rentabil de materiale.

Echilibrul dintre eficiență și eficacitate este calea de mijloc, fiind elementul care asociază cele mai bune caracteristici ale celor două principii de business și care se dovedește a fi abordarea corectă pentru o organizație de succes.

Sursa foto: Shutterstock, Shutterstock.