Managementul schimbării: 5 principii pe care le poți implementa în echipa ta

Ce este managementul schimbării

Conform Society for Human Resource Management, managementul schimbării se referă la aplicarea unor cunoștințe, resurse și instrumente pentru a face față schimbării. În plus, implică și definirea și adoptarea unor strategii, proceduri și/sau tehnologii pentru a înlesni adaptarea la schimbările cauzate de mediul de afaceri și de condițiile externe. Obiectivul managementului schimbării este să implementezi noi strategii, procese și produse, cu un efect nedorit minim.

Echipa de management este direct implicată în definirea și aplicarea schimbărilor la nivelul unei companii și necesită abilități de leadership bine dezvoltate pentru a putea gestiona situații cu potențial dificil. Un bun manager trebuie să comunice în mod clar și convingător schimbările din companie și să discute personal cu echipele. Totodată, le va oferi îndrumarea de care au nevoie pentru a se adapta mai ușor la nou.

Care sunt etapele schimbării

Nu există o metodologie pentru managementul schimbării general valabilă pentru orice companie însă poți integra o serie de practici și instrumente pentru a implementa schimbarea. Iată câteva etape sau principii necesare pentru managementul schimbării.

Folosește-te de latura umană

Orice schimbare vine cu o serie de „probleme” pentru angajați care, mai apoi, ajung să fie și problemele organizației. Locurile de muncă sunt în continuă schimbare, sunt necesare noi capacități și abilități, iar mulți angajați se vor regăsi într-o situație incertă. Abordarea reactivă și individuală a problemelor poate impacta negativ moralul, productivitatea și rezultatele echipelor.

Managementul schimbării ar trebui să pornească de la echipa de conducere, iar apoi să urmeze implicarea angajaților. Elemente ce țin de gestionarea schimbării ar trebui să fie integrate în luarea deciziilor și definirea strategiilor companiei. Managementul schimbării ar trebui să țină cont și de pregătirea angajaților, de istoricul firmei și de disponibilitatea de schimbare.

👉 Implementarea schimbărilor va decurge mai ușor dacă le arăți angajaților că ei contează pentru tine. Un mod simplu de a face acest lucru este să le oferi One Community Card. Cu acesta vor avea acces la discounturi la centre de sport, restaurante, florării și servicii medicale.

Schimbarea începe de sus în jos

Schimbarea este neplăcută pentru oricine, indiferent de poziția ocupată. Însă, echipa de conducere trebuie să își asume mai întâi noile schimbări, viziuni sau abordări, în primul rând pentru a putea contesta anumite aspecte și apoi pentru a putea convinge și motiva restul angajaților.

O companie de succes are lideri pe aceeași lungime de undă, dedicați să înțeleagă comportamentele angajaților și să reducă din reacțiile negative la schimbare.

Implică toate departamentele

Atunci când apare o schimbare majoră la nivelul unei organizații, sunt necesare eforturi din partea fiecărui departament. Un CEO ar trebui să identifice liderii din departamentele companiei și să susțină implementarea schimbării de sus în jos.

Comunică mesajul într-un mod proactiv și eficient

O greșeală care este întâlnită în multe companii se referă la implementarea unor schimbări majore fără a ține cont de input-ul angajaților. Managerii care acționează astfel se așteaptă ca schimbarea să fie adoptată rapid și ca rezultatele să apară imediat.

Totuși, programele consistente de schimbare necesită consultații periodice, atât cu echipa de management, cât și cu angajații. Se fac ajustări, se îmbunătățesc anumite soluții, apoi se comunică în mod deschis, clar și eficient.

Ține cont și de cultura organizațională

O cultură organizațională bine închegată te ajută să inovezi, să ai angajați productivi și succes pe o piață concurențială. Așa cum o organizație trece prin mai multe schimbări și cultura organizațională ar trebui să fie adaptată pentru a ține pasul cu angajații și cu evoluția companiei.

Inclusiv managementul schimbării organizaționale este important pentru a modifica direcția businessului. Printr-un diagnostic al culturii organizaționale, pe hârtie și în practică, poți evalua cât de pregătiți sunt angajații pentru schimbare, poți identifica anumite probleme și soluționa conflicte.

Pe lângă profit, cultura organizațională este cel mai important aspect al unei companii. O cultură organizațională sănătoasă va atrage angajații potriviți și va implementa practici de business orientate spre inovație. Pe lângă valori și credințe, cultura organizațională este influențată și de mediul de lucru.

Astfel, un mediu de lucru închis și îngrădit este asociat cu o cultură organizațională tradițională, cu birouri separate pentru echipa de conducere. Prin comparație, spațiile deschise, culorile vii, zonele pentru luat masa, spațiile verzi, zonele de socializare definesc o cultură organizațională deschisă care susține ideile angajaților, oferă feedback în mod asertiv, un mediu de lucru flexibil.

Totodată, un mediu și o cultură organizațională deschisă la nou poate include spații speciale pentru workshopuri, conferințe, ateliere dar și cafenele sau restaurante în apropierea birourilor.

👉 O soluție pentru a promova schimbarea în rândul angajaților este să optezi pentru clădiri de birouri care îmbină spațiile productive cu zonele de relaxare și socializare. Un bun exemplu este One Cotroceni Park construit în jurul conceptului de „oraș de 15 minute”, un mix de spații rezidențiale, zone de birouri și spații de relaxare.

Exemple și aplicații concrete

Tot mai multe companii au implementat managementul schimbării pentru a ține pasul cu lumea în viteză a business-ului. Primul pas se referă la identificarea a ceea ce trebuie schimbat, apoi crearea unei strategii de management pentru a le pune în aplicare. Iată câteva exemple de succes în acest sens:

• Schimbarea către o nouă tehnologie - schimbările tehnologice pot fi destul de simple, de la introducerea unui nou program, la folosirea unei noi platforme la nivelul întregii companii. Poate fi nevoie de noi posturi și standardizarea unor procese. De exemplu, compania Tribal Scale a constatat că angajații erau obosiți pe fondul folosirii unui număr mare de aplicații și programe. Schimbarea a constat în alegerea unui program integrat de project management, care i-a ajutat să economisească timp și să reducă din resursele dedicate raporturilor;

• Optimizarea unor procese - de exemplu, compania General Electric a implementat un proces numit Six Sigma prin care a redus din defectelor produselor lor. Această schimbare a dus la economii de 300 milioane de dolari, bani cheltuiți pe repararea unor produse. Un alt aspect important este și faptul că GE continuă să optimizeze programul Six Sigma pentru a se putea adapta noilor provocări;

• Supraviețuirea în fața unei crize - pandemia COVID-19 a lovit semnificativ sectorul economic. Pe durata pandemiei, Chipotle, un lanț de restaurante cu mâncare mexicană a introdus culoare drive-through pentru a deservi comenzile realizate prin aplicația mobilă. Clienții comandau mâncarea, o plăteau, apoi o ridicau de la magazin, cu menținerea distanței sociale. Deoarece acest serviciu a fost foarte popular, a continuat să fie folosit și după încheierea pandemiei;

• Reorganizarea structurii echipelor - de la schimbarea team leader-ilor, la modificarea completă a componenței echipelor, reorganizarea la locul de muncă este dificil de implementat. Un bun exemplu este Microsoft. CEO-ul Satya Nadella și-a propus să reducă din competiția internă și din lipsa de viziune la scară mică. Înainte de schimbare, diferite echipe lucrau la produsele brandului. În loc să se concentreze pe un scop comun, echipele concurau unele cu altele. Schimbarea a constat în regândirea echipelor pentru a lucra pentru același obiectiv. De exemplu, grupurile de cercetare pentru diferite produse (Information Platform, Cortona și Bing) ale companiei au fuzionat într-o nouă echipă cu numele de AI and Research.

👉 Poți contribui la o relație solidă cu angajații tăi punându-le la dispoziție un loc de muncă modern, care să le ofere confort și să se adapteze nevoilor lor. Birourile ONE reunesc spațiile de muncă minimaliste cu spațiile de relaxare. În apropierea clădirilor de birouri, angajații pot descoperi spații verzi, restaurante, cafenele, săli de sport etc.

Managementul schimbării este un principiu prin care schimbarea intră în companie de sus în jos. Mai întâi echipa de conducere conștientizează nevoia de schimbare, propune soluții, le discută cu angajații, după care le optimizează și implementează. După o perioadă de testare și acomodare, noua schimbare este asumată de angajați.

Sursa foto: Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock.